50+ практических советов по действенным совещаниям

Отличные совещания сберегают рабочее время менеджеров и увеличивают эффективность компании, действуя, как приводные ремни и смазка для разных организационных осей и колес компании. Совещания снимают информационное неравенство, содействуют консолидации персонала при выработке управленческих решений и в текущее время продолжают быть неотъемлемой составляющей корпоративной культуры, невзирая на наличие компов, электрической почты, телефонов и разных телеконференций.
Плохо приготовленные, неэффективные совещания, не считая глупых утрат времени и нервишек участников, к тому же понижают качество управленческих решений, что прямо ведет к падению эффективности организации в целом.
Совещания – принципно неподменный институт управления организационными структурами и увеличение эффективности совещаний — неизменная задачка, стоящая перед менеджментом компаний.
Предлагаемые ниже 50+ советов составлены на базе авторской структуризации шагов совещаний и созданы для управляющих компаний, их заместителей, секретарей и помощников, управляющих подразделений, проектов, рабочих групп, других служащих, которые, по роду собственных обязательств, часто проводят либо участвуют в совещаниях.

Структура шагов совещаний

1. Проведите точное структурирование шагов совещаний по последующей (авторской) схеме.
Шаг №1 – организация совещаний – определение участников, формирование план — графика совещаний, выбор темы и разработка регламента совещаний;
Шаг №2 — подготовка совещаний – рассылка извещений и материалов к совещанию, уточнение повестки денька и участников, проверка помещений и т.д.;
Шаг №3 – проведение совещаний – обсуждение повестки денька, выработка решений, выдача поручений, подготовка проекта протокола совещания;
Шаг №4 – окончание совещаний – принятие решений и оформление протокола совещания, согласование, утверждение и рассылка протокола;
Шаг №5 – контроль решений совещаний – мониторинг поручений, оценка исполнительской дисциплины, подготовка последующего совещания;
Шаг №6 – анализ совещаний – анализ истории вопросов, получение статистики издержек времени и трудозатрат, оценка свойства и улучшение совещаний.
2. Уточните, какие из обозначенных видов совещаний (либо рассматриваемых на их вопросов) в основном свойственны для вашей организации и учитывайте их в собственной работе:
Информационные (инструктивные) — доведение инфы, выдача поручений “сверху вниз” до исполнителей, контроль выполнения поручений;
Оперативные (диспетчерские) — получение инфы “снизу ввысь”, рассмотрение отчетов, решение текущих вопросов, выдача и контроль поручений;
Проблемные (ситуационные) – коллективный анализ сложных ситуаций и заморочек, стоящих перед компанией, выработка решений по этим дилеммам.
3. Оцените начальную эффективность и убрите более очевидные ошибки и утраты, возникающие на разных шагах совещаний.

Шаг №1 Организация совещаний

1. Обусловьте цели совещаний, при отсутствии целей появляются трудности удержания совещания в подходящем русле, без цели всякий ветер на совещании будет вам попутным.
2. Уточните место совещаний и их «вес», значимость в схеме управления компанией. К примеру, «проводить» ли через совещания планы, большие договоры, проекты и т.д.
3. Задайте типовую тему совещаний и круг рассматриваемых в рамках той либо другой темы вопросов.
4. На базе целей и избранной темы, в привязке совещаний к планам компании, сделайте план — график их проведения на период, к примеру, на год, ознакомьте с ним служащих.
5. Обусловьте неизменных участников и круг приглашаемых зависимо от вопросов повестки денька совещания.
6. Установите форматы повестки денька и протокола совещания, используя для этого единый планово – отчетный документ.
7. Разработайте регламент совещаний, либо более обычный документ – памятку о совещаниях, которую следует вывесить в комнате совещаний, перед очами участников.

Шаг №2 Подготовка совещаний

1. Управляющий должен кропотливо готовиться к совещанию, чтоб не быть посмешищем и не превращать совещание в сплошную импровизацию типа КВН.
2. Практикуйте письменные отчеты по выполнению поручений, сократите разговорный жанр, больше анализируйте документы совещаний.
3. Проверьте состав участников и необходимость приглашения тех либо других служащих зависимо от вопросов повестки денька.
4. Заранее разошлите приглашение, повестку денька и нужные материалы участникам совещания.
5. Придерживайтесь разумного числа участников совещания, если их много, то совещание вырождается в беседы управляющего с отдельными сотрудниками, другие же выступают в роли зрителей.
6. Используйте чудодейственный метод увеличения эффективности совещаний методом жесткого ограничения времени его проведения.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Навигация по записям