7 советов по подготовке совещаний


Предшествующую публикацию по теме действенных совещаний смотрите тут.


Предназначение шага подготовки совещаний

Этот шаг довольно очевиден. Нужно приготовить конкретное, запланированное ранее на такое -то число, совещание, так, чтоб оно было проведено очень отлично и действенно, исключить вероятные недочеты, ошибки и утраты. Мы разглядели последовательность шагов (процессов) совещаний, потому ясно, что смежные этапы могут усиливать друг дружку, а могут и ослаблять. После отлично отработанного организационного шага в распоряжении управляющего, секретаря и участников совещаний имеется последующее:
1. План – график совещаний на период
2. Проекты повестки денька каждого совещания
3. Примерный состав участников по каждому совещанию
4. Регламент проведения совещаний
С такими начальными данными для подготовки определенного совещания будет нужно значительно меньше усилий и времени.

Мероприятия по подготовке совещания

Литературные источники содержат много советов относительно подготовки совещаний, начиная от выбора формы стола заседаний и пересчета числа наличных стульев, что, естественно, тоже принципиально, так как количество мелочей, которые приходится брать в расчет, достаточно велико.
При верно и стопроцентно проведенном шаге организации, нет необходимости поновой вводить начальные данные. Главные деяния при подготовке совещаний будут состоять из уточнений, проверок и приглашений. Для этих целей в нашей программке управления совещаниями поддерживаются списки контрольных вопросов, дозволяющие проверить, все ли изготовлено для подготовки совещания и получить отчет об этой проверке, с указанием, кто, когда и какие давал ответы.
Перечень таких мероприятий достаточно большой и его можно настраивать на условия определенных организаций, при всем этом в список обычно включают последующие виды действий лиц, участвующих в подготовке совещания:
1. Уточнения — уточнить цель совещания, повестку денька, тему и вопросы совещания, перечень участников, время начала, длительность и т.д.
2. Приглашения и рассылки – пригласить участников совещания, заказать (по мере надобности) пропуска, разослать материалы совещания, и т.д.
3. Проверки – проверить готовность докладчиков, раздаточных материалов, состояние совещательной комнаты, работу аппаратуры и т.д.

Советы по подготовке совещания

Приведем семь обычных, но принципиальных советов, следовать которым по силам каждому руководителю.
1-ое. Управляющий должен сам кропотливо готовиться к совещанию. Но как нередко этого не делается! Как нередко управляющий превращает совещание в сплошную импровизацию! Если ведущий только примерно знаком с повесткой денька (ему ее секретарь подал сначала совещания), не «проиграл» в голове варианты обсуждения сложных заморочек (еще не хватало репетировать), не предугадал вероятной негативной реакции на те либо другие вопросы (ну и пусть, ведь начальник всегда прав), не представляет для себя, чем должно окончиться обсуждение (поглядим по ходу совещания), не принимает возражений участников (не хочешь, так заставим), то ждать не плохих результатов от таких совещаний не приходится. В особенности грустно, когда подобные сеансы саморазоблачения часто повторяются.
Опытное «племя» участников совещаний, ветеранов застольных схваток, стремительно распознает эту непростительную слабость неподготовленного «вождя» и с усмешкою (в душе, естественно) следит за его потугами быть на высоте положения.
2-ое. Востребовать преждевременной рассылки письменных отчетов по состоянию поручений от исполнителей через секретаря другим участникам совещаний. Это позволит отступить от часто бесплодного разговорного жанра, занимающего практически 100% времени на других совещаниях и заняться анализом документов. Даже если таковой отчет будет только постоянным доказательством благополучия на вверенном участке работы, что-то вроде «у меня – все в порядке», то исполнитель не один раз поразмыслит, до того как так написать, вправду ли у него все так отлично. Умеренные издержки времени на лаконичный письменный отчет будут с лихвой возмещены сокращением суммарных утрат всех участников, до совещания осведомленных с состоянием дел по данному вопросу. При всем этом многие сочтут такую форму представления отчетных материалов со стороны их коллеги признаком почтения к собранию и в свою очередь, будут отвечать этим же.
Третье. Обусловиться с неизменными участниками, ядром совещания, а потом именовать круг приглашаемых служащих зависимо от вопросов повестки денька. На шаге подготовки нужно снова проверить необходимость присутствия каждого, так как с течением времени некие из неизменных членов могут стать приглашаемыми, а то и совсем покинут круг участников и напротив, временные станут неизменными.
4-ое. Выдерживать размерность совещаний, так как эффективность огромных по числу участников заседаний непонятна. Ориентироваться следует на волшебные числа 7 (плюс – минус 2) неизменных участников и 1 – 3 приглашенных. При большенном числе совещательный процесс перебегает в режим поочередных бесед управляющего с отдельными сотрудниками, другие же выступают в роли зрителей, получая значимое доказательство своим ожиданиям о бесполезности совещаний.
5-ое. Использовать чудодейственный метод увеличения эффективности совещаний методом жесткого ограничения времени его проведения. Но это обычное требование не так просто соблюсти, на практике «перезаседания» случаются куда почаще «недозаседаний». Мы советуем планировать длительность в минутках, к примеру, 60 либо 90 минут (а не в часах). Некие предлагают задавать продолжительность в некратных величинах, к примеру, 55 либо 85 минут, считая, что такая экзотика будет лучше дисциплинировать служащих. Больше 120 минут непрерывного сиденья востребует перерыва и времени на следующее возобновления процесса, что приметно понизит эффективность совещания. А главное – ограничение по времени при постоянной длине повестки денька позволит более концентрированно, с наименьшими потерями и наилучшей эффективностью дискуссировать вопросы и производить решения.
Шестое. Обеспечить условия для заседания в совещательной комнате, она должна быть довольно комфортабельна и на техническом уровне вооружена. Как минимум, следует установить компьютер с выводом на экран повестки денька и связанных с ней материалов. В данном случае, все вынужденно будут глядеть в одну сторону (на экран) и концентрироваться на рассматриваемых вопросах. Еще лучше иметь оборудованные компьютерами рабочие места, присоединенные к корпоративной сети и имеющие доступ к БД совещаний и другим информационным ресурсам предприятия.
Седьмое. Создать регламент совещаний и стараться выдерживать его требования, вывесить на стенке памятку участникам совещаний. Повсевременно оценивать качество проведенных совещаний, а предложения и новации, сокращающие утраты и увеличивающие эффективность процессов, следует включать в регламент.
Равномерно в регламенте будет скапливаться «совещательная мудрость» компании, следуя которой вы уверенно сделаете свои совещания более действенными.

В избранное
Подписывайтесь на наш Дзен-канал: zen.yandex.ru/delovoymir.biz

Поделиться
0
Поделиться

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Навигация по записям