Избавьтесь от ненадобных совещаний и встреч


Признаюсь, я тоже была в числе тех, кто до фанатизма любит проводить маленькие совещания.

Во-1-х, в огромных корпорациях это часть корпоративной культуры; во-2-х, есть масса тем для обсуждения и всегда приятно поделиться собственной точкой зрения с умными людьми; в-3-х, это часть так именуемых collaboration/cooperation активностей, ну и, в конце концов, обряд посещения встреч уже вошёл в обычный распорядок каждого рабочего денька.
По большей части мы так и не успеваем сконцентрироваться на собственных текущих задачках, а утром до вечера перебегаем из переговорки в переговорку, время от времени даже целыми составами. И не раз как мои коллеги, так и управление признавали, что мы уже утопаем в водовороте нескончаемых встреч, но всё равно не шли наперекор стихии, а, напротив, делали реновацию в кабинете, создавая больше переговорных комнат и сокращая места в open space. Это, конечно, не решало делему, а, напротив, подталкивало встречаться больше и почаще. И так год за годом.
Если взять среднее количество встреч — 4 в денек — убрать выходные, празднички и отпуск, получится, что мы проводим около 944 часов в год на переговорах. Согласитесь: нужно что-то поменять. Я желаю тормознуть на «проблемной» встрече и прописать метод того, как из никчемной перевоплотить её в эффективную. «Проблемной» встречу естественно никто вслух не назовёт, вероятнее всего, в строке «Subject» вы увидите: «Обсудить наше роль в [название] форуме/обсудить статус сделки либо предстоящую встречу». Для того чтоб встречи не заканчивались теми же вводными, какими начинались, и мы не расползались, просто «обсудив», а приходили к принятию определенных решений, у меня сложился последующий метод.
Проверочный шаг
Задайте для себя вопрос: может быть ли решить стоящий перед вами вопрос, не назначая встречу? К примеру, прописать несколько вариантов решения трудности/вопроса, аргументировать собственный выбор и указать дату, до которой вы ждёте ответы/возражения, если такие появятся. Может быть, потребность в неких встречах отпадёт. Но, допустим, нет — без личного обсуждения никак. Тогда перебегаем к последующему шагу.

Шаг планирования

1. Прокрутите в голове цель встречи: с чем вы желаете уйти?
Пропишите маркеры, по которым вы будете судить об эффективности прошедшей встречи. Для этого необходимо верно представлять для себя конечный итог, к которому вы стремитесь. Пропишите путь к этому результату.
2. Обусловьте тайминг
В среднем, 80% встреч назначаются на 60 минут, оставшиеся 20% — на 30 минут. Почему? Даже сам Outlook предлагает нам встречаться более 30 минут. Кстати, направьте внимание: мы склонны удлинять предлагаемое время встречи, но ни при каких обстоятельствах не напротив. Несолидно встречаться с почетаемыми людьми меньше, чем на час, не так ли? Задумайтесь, сколько времени реально необходимо для обсуждения вашего вопроса.
3. Пропишите детализированную адженду встречи с учетом нужного тайминга для решения вопроса
Почему детализированную? Согласитесь, адженда, состоящая из пары фраз — подвести итоги недели, проговорить план закрытия сделок — навряд ли замотивирует кого-то к ней готовиться. Более того, из содержания встречи даже нереально осознать, кто будет главным действующим лицом на ней. Наверное сложится мировоззрение, что им будет сам назначивший встречу. Если же это управляющий, вероятнее всего, он ждет некий подготовительной подготовки и от вас. Стоит малость уточнить программку грядущей встречи, и вам будет проще следовать собственной цели. К примеру:
Подведение итогов недели
  • Статус движения top-сделок. Участники: все сейлз-менеджеры. Время: 15 мин.;
  • Прогноз по срокам закрытия сделок в текущем квартале. Участники: все сейлз-менеджеры. Время: 15 мин.;
  • Форекастирование сделок последующего квартала. Антон Петров, аналитик. Время: 10 мин.
Не намного более подробная программка, соглашусь. Все же, она принудит участников задуматься о необходимости приготовить данные по статусу сделок в работе, также по закрытию сделок в текущем квартале. Как минимум, это уменьшит время на паузы, хождение за ноутбуками, открытие Экселей, CRM-системы, недоумённые взоры и т.д.
4. Назовите встречу в определениях результата, а не процесса
Не «обсудить», «проговорить», «подумать», а «финализировать план», «распределить обязанности по ведению проекта». Так и вам, и другим участникам встречи будет понятно, к чему вы желаете придти. ?
5. Просмотрите снова перечень участников, которых вы желаете пригласить к дискуссии
Убеждены ли вы, что в перечне находятся только заинтригованные сотрудники, имеющие прямое отношение к обсуждаемой теме? Есть ли кто-то, кого можно не отвлекать от работы на данном шаге? Если таковые нашлись, но они должны быть в курсе результата вашей встречи, добавьте их в копию follow up письма, которое вы отправите участникам по окончании.

Шаг проведения

1. Модерируйте встречу
Раз вы являетесь зачинателем встречи, вам её и вести. (Мы не говорим о варианте, когда вас попросили назначить/переназначить встречу, но вы не являетесь ее всеполноценным оунером). Вести к достижению цели. По способности, постарайтесь минимизировать дискуссии. На хоть какой встрече окажутся участники, цель которых — просто побеседовать. Переводите дискуссии в формат уточнений. Все же, давайте слово каждому. Каждый участник встречи имеет право высказаться, тем паче, раз вы уже признали, что все, кто собрался, очень важны. Потому не прерывайте коллег, даже если их мировоззрение идёт вразрез с вашим.
2. Зафиксируйте контрактённости
Даже если встреча шла по намеченному вами плану, возможно окажется так, что все разошлись из переговорной комнаты по своим местам с полностью светлым разумом, не замутнённым никакими новыми мыслями. Напишите follow up встречи и сообщите сотрудникам о принятом решении и плане действий. Назначьте задачки со сроком выполнения. Полностью может быть, что в этом письме будет больше получателей, чем на встрече, что значит, что вы сберегли им неоценимое время.
3. Прокрутите в голове, как вы будете держать под контролем выполнение
Я перепробовала массу инструментов, начиная от постановки задач в Outlook с подходящим reminder письмом о необходимости окончания задачки.
Также: Evernote — всё же больше инструмент для хранения и обмена заметками; спец, но наименее узнаваемый Basecamp — подходит для управления проектами; у DoIt — прекрасная и обмысленная версия для телефонов. Эталон я всё ещё не отыскала, потому по старинке ставлю задачки в Outlook. Слышала положительные отзывы от коллег о программке Mindmanager:
Здесь каждому — своё. Главное, как гласил Бисмарк, если вы желаете, чтоб задачка была изготовлена, за её выполнение должен отвечать один и только один человек. Не поручайте задачку целому коллективу. Даже если для её решения нужна виртуальная команда, ставьте задачку фавориту.
Что-то новенькое
Исходя из убеждений формата встреч — кроме очных и online-формата — мы тестировали практику проведения встреч стоя. Они вправду проходили оперативнее, но трудно сказать — результативнее ли. Главным желанием было побыстрее условиться и разбежаться по местам, а не задумчиво решить вопрос. Позднее пришли к чему-то среднему: опоздавшие стояли (но это уже была быстрее «карательная» мера для любителей пропустить минут 10-15 встречи). Ну и понятно, что схожая практика неприменима для хоть какого вида совещаний.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Навигация по записям