Как приготовиться к встрече с ТОПом и получить наибольший итог от нее

Эта статья — аннотация по применению в подготовке встреч не только лишь с управлением и ТОП-менеджментом, да и хоть какой другой деловой встречи. Статья поможет приготовить повестку денька и проработать метод ведения беседы, чтоб получить наибольший итог.
Как нередко вам приходится вести взаимодействие с высочайшим управлением? В каких случаях?
Вот обычные предпосылки:
  1. Разрешение конфликтной ситуации, к примеру, при содействии в кросс-функциональных процессах;
  2. Предупреждение кризисной ситуации в сфере, спецом которой являешься;
  3. Пуск нового проекта, инновации либо смена процесса организации работы, которые требуют согласия и поддержки управления;
  4. Запрос на повышение издержек, которые сопровождаются требованиями использования дополнительных ресурсов.
Обычно ТОП сразу решает огромное количество сложных нерядовых задач самого высочайшего уровня трудности. При всем этом часто появляется потребность в его весомом слове для решения насущных вопросов в операционной деятельности. Задачки важны вам, как для структурного управляющего либо ответственного за проекты и направления, но которые, в то же время, впрямую не касаются ТОПа. Более того, обычно, он не вникает в вашу специфику: для этого вы и существуете — решать вопросы без помощи других. У него заполнен весь график. Времени на встречу с вами совершено нет! Все же, на этот момент вам крайне необходимо согласование. Как быть?
Назначенная встреча в календаре — половина изготовленного дела!
Естественно, необходимо начать с предназначения встречи — самое главное сконструировать цель встречи верно и непосредственно, чтоб управляющий осознавал, о чем речь пойдет, как это принципиально и почему ему просто нужно выделить в собственном графике пару минут на ваши вопросы.
Но, как встреча назначена, требуется очень кропотливо к ней приготовиться — другого шанса получить хотимое может и не быть.
Перед тем как идти на встречу, нужно найти четкую и достижимую цель: что должен решить управляющий? Какой хотимый ответ вы желаете получить?
К примеру, представьте свою личную ситуацию. Как вы обычно формулируете цели встречи?
«Показать бизнес-процесс подразделения», «Продемонстрировать удачливость вашей функции», «Доказать значимость выполняемой вами работы», «Обсудить новый проект» и т.д.
Если конкретно так звучат обыденные ваши цели, то сделайте очередной шаг и задайте очередной вопрос: «Зачем?!»
«Зачем демонстрировать бизнес-процесс подразделения?», «Зачем показывать удачливость вашей функции?», «Зачем обосновывать значимость вашей работы?», «Зачем дискуссировать новый проект?»
А сейчас попытайтесь дать ответ на эти вопросы. Все эти примеры молвят только о вашем желании побеседовать и пообщаться, но не о итоге переговоров и встречи с управляющим. Что непосредственно он должен сделать? Это и будет истинной целью.
Кстати, в сформулированной цели не может быть альтернатив: он в состоянии сделать так либо так, а может вот так. У вас есть определенная задачка, и вы ее преследуете. Если же на входе вы сами колеблетесь, то о каком решении управляющего в конечном итоге можно гласить? Ваша задачка — провести анализ и осознать, что требуется. Естественно, при проведении встречи у вас должно быть несколько запасных вариантов (в эталоне менее 2-х, в сумме — 3), но стремиться показать свою заинтригованность исключительно в одной, хорошей с вашей точки зрения попытке. Колебания «или-или» расцениваются как неуверенность просящего.
К каждой встрече необходимо готовиться
Как обусловились с целью встречи (время от времени, после уточнения целей встречи, необходимость во встрече отпадает сама) нужно обмыслить линию аргументации — почему управляющий должен выполнить то, что вам необходимо.
Для этого управляющий должен осознавать, о чем речь идет, значимость вашей просьбы и способности решения вашего вопроса.
Необходимо держать в голове, что время встречи очень ограничено, и долгие рассказы и разъяснения никто слушать не будет.
В наилучшем случае у вас будет 15 минут на все — изложение ситуации, обозначение вопроса и запроса. В худшем — 5 минут, из которых всего 1,5-2 минутки на подтверждение значимости озвученного вопроса.
Потому так принципиально детально обмыслить ваш диалог. Структуру встречи нужно распланировать заблаговременно:
  1. Установление контакта;
  2. Освещение ситуации и проблематика;
  3. Вероятное решение вопроса;
  4. Выход на запрос/предложение;
  5. Окончание встречи.
Для начала необходимо обусловиться в каком формате будет проходить встреча, как это принято в вашей организации.
На данный момент достаточно нередко употребляют и даже требуют оформлять свои предложения, запросы и т.д. в виде презентации PowerPoint. Это позволяет вам заблаговременно структурировать ваш посыл, а руководителю зрительно помогает лучше разобраться в вопросе. Верно проработанная презентация позволяет сберегать время и ваше, и управляющего.
Но если нет таковой способности, и разговор будет вестись «в живую», то стоит наметить план в блокноте, хотя бы тезисно оформить структуру диалога, а разъяснения вести здесь же на бумаге. На самом деле, та же презентация, но с листом бумаги и ручкой в руках.
Все обозначенные этапы встречи (непринципиально, сколько времени вам отведено) нужно проработать стопроцентно.
Установление контакта занимает малозначительное количество времени от встречи, но это немаловажная часть хоть какого делового разговора. Цель первого шага — захватить внимание управляющего, чтоб он вас выслушал и не отвлекался. После обыденного приветствия нужно обозначить повестку денька и цель встречи.
Она должна быть максимально ясной и определенной: управляющий на входе должен осознать что от него требуется, что непосредственно он должен сделать — согласовать, утвердить, выделить и т.п.
Если вы видите, что управляющий на уровне мыслей не увлекся встречей, занимается своим делом и даже не глядит на вас, стоит уточнить либо предложить перенести на другое время, запросив определенную дату и время. По другому вы рискуете издержать свое время, смазать воспоминание и не только лишь не достигнуть намеченной встречи, да и упустить возможность нормально обсудить интересующие вас вопросы.
Без осознания ситуации и значимости проблематики вашего вопроса управляющий навряд ли поддержит вашу инициативу. Потому 2-ой шаг один из более принципиальных во всей встрече.
Чтоб хорошо приготовить презентацию вашего вопроса (на бумаге ли, в презентации ли) всегда ориентируйтесь на главную цель встречи. Ответьте на вопрос: что должен сделать управляющий в итоге беседы? Какие пункты необходимо согласовать либо утвердить? В формализованной цели не должно быть «или-или» — только конечный итог, а он один.
После того, как обусловились с основным, следует обусловиться с задачками: что необходимо для заслуги цели руководителю? Что знать, что иметь, что решить?
Найдите ответы для всех вопросов.
Но! Перед тем как перебегать к задачкам — что требуется от управляющего, — задайтесь вопросом: «Почему руководителю это может быть принципиально, почему требуется его вмешательство? Почему вы вправе растрачивать время и ресурсы управляющего на решение собственной задачки?»
Для формирования проблематики в презентации используйте последующую конструкцию аргументации:
  • Тезис;
  • Аргументация;
  • Поддержка.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Навигация по записям