Общие советы при работе в Excel

Небрежность дает преимущество в короткосрочной перспективе, если же Вы желаете на одном месте работать длительно, предлагаю полезные привычки при работе в Excel, дозволяющие избегать многих ошибок в длительной перспективе: проверки, комменты, внедрение автосуммы, оформление, зависимые файлы и др.
У каждого финансиста за годы упрямого труда вырабатывается собственный стиль работы в Excel. У меня также сложился собственный стиль работы, и я бы его именовала стайерским. Я локально, на определенной задачке, часто теряю в скорости, делая, казалось бы, излишние вещи, но на длинноватой дистанции выигрываю благодаря тому, что смотрю не только лишь под ноги, да и вперед. Мои стандартные приемы работы в Excel таковы:
1. Создавая новейшую таблицу сходу по всему объему задаю однообразные формулы
Много раз встречала, как финансисты прописывают формулы только там, где есть числа. Таким макаром, когда кто-то добавляет цифру в таблицу, он должен пройтись по итогам и подитогам, чтоб убедиться, что цифра попала в расчет.
Практика указывает, что файлы «живут» по несколько месяцев, а то и лет и за этот период времени зарастают обилием правок, комментариев и новых расчетов. Через полгода коллективной работы в одном файле возможно окажется, что часть цифр очами видно, но в итоговых расчетах они не участвуют. Будет ли у финансиста возможность инспектировать каждый таковой файл после каждого постороннего использования — не понятно. Возможность ошибок громадна.
2. Создаю припас для продления периодов
Это правило является продолжением предшествующего. При пересмотре стратегии реализации проектов, при обновлении фактических данных в бюджетах и денежных моделях, количество периодов планирования всегда вырастает, потому принципиально сходу заложить несколько пустых периодов с «протянутыми» формулами и скрыть их группировкой столбцов.
3. Оставляю хлебные крошки
Вроде бы тривиален ни был расчет, я всегда пишу комменты словами. Очень принципиально делать примечания, т.к. через несколько месяцев финансисту начинают задавать вопросы: «А почему ты тут взял все в расчет, а здесь только 40% от расходов?» либо «Почему на этом листе этот показатель равен 20%, а на примыкающем при тех же начальных данных — 28%, в чем разница?». Ни один человек не в состоянии держать в голове все эти тонкости годами, они скапливаются как снежный ком. Можно разгружать свою голову, описывая словами логику расчетов, в особенности в тех местах, где она отличается от обычного эталона.
4. Делаю проверки
Все мои таблицы в Excel обременены столбцами и строчками проверок справа и понизу:
  • Сумма помесячных цифр сравнивается с итоговым годичным столбцом.
  • Понизу в бюджете остаток денег на конец каждого периода всегда сравниваю с фактическим остатком на счете, который выгружаю из базы раздельно.
  • Ставлю проверки на любые данные, которые повторяются в нескольких местах 1-го листа либо на различных листах 1-го файла.
Обычно формула проверки смотрится так: =ЕСЛИ(X=Y;«ОК»;«ОШИБКА»),
либо так: =ЕСЛИ(Сумм(X:Y)=Z;«ОК»;«ОШИБКА»)
И для наглядности выделяю эти проверки красноватым шрифтом.
5. Осторожно применяю команду «Автосумма»
Excel автоматом употребляет команду «Промежуточные итоги» заместо «Автосумма», когда суммирование проводится при наличии укрытых строк. Дальше, при открывании строк, сумма будет изменяться, т.к. команда «Промежуточные итоги» суммирует только те данные, которые видны. И Ваши итоги будут повсевременно изменяться зависимо от группировки строк и внедрения фильтров. Я избегаю команды «Промежуточные итоги», суммирую всегда при снятых фильтрах и открытых группировках строк.
6. Применяю вертикальное суммирование по всей ширине таблицы
В работах других финансистов нередко вижу, что итоговый столбец суммирует разбивку по периодам одной формулой по всей высоте таблицы. Другими словами, в суммирующем столбце ячейки с итогами и подитогами также ссылаются горизонтально на периоды, одна формула протягивается с верхней ячейки суммирующего столбца до самой нижней. Это очень комфортно, когда создаешь файл, но чревато ошибками в предстоящем: если в каком-нибудь периоде подитог неправильно суммирует, этого нигде не будет видно. Это очень частая ситуация в бюджетах, ошибки возникают, когда в процессе работы в таблицу добавляют строчки и запамятывают их включить в суммирующий столбец.
Я трачу больше времени на то, чтоб в каждом столбце ячейки с подитогами суммировали данные не по горизонтали, а под собой (т.е. более большие статьи суммировали свои подстатьи в том же столбце). Таким макаром, результат таблицы собирается независимо в каждом периоде и в суммирующем столбце и, поставив проверку на равенство суммы итогов итогу суммирующего столбца, можно убедиться, что в таблице нет «мертвых душ», которые видны, но не участвуют в конечном итоге.
Я обычно не закрываю ячейки для редактирования, когда отдаю файл в работу другим людям и благодаря вертикальному суммированию, сходу вижу, что кое-где что-то было добавлено.
7. Начальный параметр ввожу в файл в одном месте и все расчеты завязываю на него ссылками
В собственной практике я лицезрела много файлов, в каких один и тот же начальный параметр задается значением в нескольких различных местах. К примеру, в файле вводится арендная площадь помещения на одном листе, дальше этот параметр употребляется в расчетах на другом листе и его туда также копируют не ссылкой, а значением, позже на 3-ем листе в расчетах этот параметр берется не с первого листа, а со второго, и т.д.…. В конечном итоге, один и тот же параметр растиражирован по листам файла значением и расчеты беспорядочно ссылаются то на один лист, то на другой, где есть этот параметр. И если на одном листе этот параметр кто-то меняет, то на всех других листах он остается постоянным и это искажает расчеты.
Общепринятое правило звучит так: начальные данные, которые задаются значениями, вводятся в файл в одном месте. Все расчеты файла ссылаются на начальные данные в этом одном месте.
8. Не делаю связей с другими файлами
Естественно, очень комфортно сделать ссылки на другой файл и рассчитывать на то, что при обновлении файла-источника, Ваши расчеты автоматом обновятся, стоит только надавить кнопку «Обновить связи». На самом деле эта легкость нередко выливается в делему, когда зависимый файл просто погибает и в каждой ячейке пишет: #ССЫЛКА!
Это связано с тем, что ссылка на другой файл содержит в себе полное заглавие того файла и заглавие папки, в какой этот файл лежит. При изменении наименования файла-источника либо наименования папки, в какой он лежит, хотя бы на один знак, ссылка на файл перестает работать. Также, при перемещении файла-источника в другую папку, ссылка перестает работать.
В суете будней мы нередко не замечаем, как что-то переименовываем, улучшаем, перекладываем из наилучших побуждений. И теряем свои зависимые файлы.
Я предпочитаю копировать начальные данные значениями в собственный текущий файл и делать на него ссылки. Можно сделать пометку, какая версия начального файла применена и датировать начальные данные.
9. Трачу время на педантичное оформление расчетов
Я длительно не понимала, какая разница как расчеты оформлены, если они правильные?! Меня раздражало требование управления оформлять все таблицы максимально аккуратненько, в особенности когда параллельно требуют посчитать срочно. Но с течением времени я сообразила, что аккуратненько оформленная информация по другому воспринимается.
Очень цветастые таблицы делают чувство несерьезности и данные в их на уровне интуиции вызывают недоверие. Таблицы, данные в каких беспорядочно оформлены различными шрифтами различного размера, делают чувство небрежности и также вызывают недоверие. Таблицы с огромным количеством различных цифр сверху, снизу, по краям (без комментариев и границ ячеек) вообщем кажутся непонятными, так как глаза разбегаются.
Все вспомогательные расчеты и подписи скрываю, закрашиваю либо также аккуратненько оформляю, как и главные таблицы. Позже самой легче в этом разбираться.
10. Тороплюсь медлительно

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Навигация по записям