Учет и оформление представительских расходов

В критериях современного бизнеса все почаще организации в собственной деятельности сталкиваются с учетом и оформлением представительских расходов, направленных на установление и развитие длительных связей с партнерами по бизнесу. Лена Деревягина, менеджер группы бухгалтерских услуг аутсорсинговой компании Acsour, тщательно разбирается, какие расходы могут быть отнесены к представительским, как их учесть в бухгалтерском и налоговом учете и какие документы нужны для их обоснования

Что такое представительские расходы

К представительским расходам относят издержки компании по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) организации.
Список расходов, относимых к представительским, является закрытым и закреплен в пт 2 статьи 264 НК РФ, а конкретно:
1. Расходы налогоплательщика на официальный прием и (либо) сервис представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (либо) поддержания обоюдного сотрудничества, также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) либо другого руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения обозначенных мероприятий.
2. Расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда либо другого аналогичного мероприятия) для лиц, обозначенных в пт 1, также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах.
3. Транспортное обеспечение доставки лиц, обозначенных в пт 1 и 2, к месту проведения представительского мероприятия и (либо) заседания руководящего органа и назад.
4. Буфетное сервис во время переговоров.
5. Расходы на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Также в Налоговом кодексе уточняется, что к представительским расходам не относятся расходы на компанию развлечений, отдыха, профилактики и исцеления болезней служащих.

Бухгалтерский учет представительских расходов

Согласно ПБУ 10/99 «Расходы организации», представительские расходы врубаются в растраты компании по обыденным видам деятельности. Издержки на представительские расходы отражаются в составе общехозяйственных расходов либо расходов на продажу, зависимо от специфичности деятельности организации. Разглядим ниже пример вероятных проводок, регистрируемых при учете представительских расходов:

Дебет счета

Кредит счета

Содержание операции

26 «Общехозяйственные расходы»,

44 «Расходы на продажу»

60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Приняты к учету услуги (работы) по представительским расходам

26 «Общехозяйственные расходы»,

44 «Расходы на продажу»

10 «Материалы»

Списаны вещественные ценности, применяемые при проведении представительского мероприятия (к примеру, продукты питания для буфетного обслуживания)

26 «Общехозяйственные расходы»,

44 «Расходы на продажу»

71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Учтены представительские расходы, на основании авансового отчета лица, ответственного за проведение представительского мероприятия

90.02 «Себестоимость продаж»

44 «Расходы на продажу»,

26 «Общехозяйственные расходы»

Представительские расходы учтены в себестоимости продукта, работ, услуг

При должном документальном оформлении в бухгалтерском учете представительские расходы принимаются в полной сумме понесенных издержек. При всем этом порядок учета представительских расходов определяется учетной политикой организации.
Представительские расходы признаются в том отчетном периоде, в каком они имели место (пункт 18 ПБУ 10/99). Датой их признания могут являться даты:
  • утверждения управляющим организации авансового отчета лица, ответственного за проведение представительского мероприятия;
  • утверждения отчета о проведении представительского мероприятия;
  • подписания акта приема оказанных услуг, связанных с проведением представительского мероприятия.

Налоговый учет и нормирование представительских расходов

В налоговом учете, на основании подпункта 22 пт 1 статьи 264 НК РФ, представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, организации вправе учесть в составе иных расходов, связанных с созданием и реализацией.
При всем этом включение представительских расходов в состав иных расходов нормируется в размере, не превосходящем 4 процента от расходов организации на оплату труда за отчетный (налоговый) период (абзац 3 пункт 2 статьи 264 НК РФ). Состав расходов на оплату труда определен статьей 255 НК РФ, где применяемая при нормировании величина определяется суммой расходов на оплату труда, которая признана организацией в целях налогообложения в соответственном (отчетном) периоде.
Превосходящая норматив сумма представительских расходов при определении облагаемой базы по налогу на прибыль не учитывается (пункт 42 статьи 270 НК РФ).
При расчете налоговой базы по налогу на прибыль доходы и расходы определяются нарастающим итогом с начала налогового периода (пункт 7 статьи 264, статьи 315 НК РФ). Таким макаром, в течение налогового периода сумма расходов на оплату труда, которая признается в целях налогообложения, может возрастать, а означает может изменяться и предельный размер представительских расходов, который будет учтен в целях налогового учета.
Принципиально направить внимание на то, что представительские расходы могут быть учтены при определении размера базы по налогу на прибыль, если они соответствуют требованиям, приведенным в пт 1 статьи 252 НК РФ, а конкретно, иметь:
  1. Экономическую обоснованность.
  2. Документальное доказательство.
  3. Направленность на получение дохода.
Если проведенное представительское мероприятие не обладает вышеуказанными признаками, не носит официального нрава, или отсутствуют подтверждающие документы, расходы по проведению такового представительского мероприятия не учитываются для целей налогового учета.

Документальное оформление представительских расходов

Расходы по проведению представительских мероприятий, как и расходы по хоть какому факту хозяйственной деятельности, должны оформляться первичными учетными документами (пункт 1 статьи 9 Федерального Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). На сегодня животрепещущие нормативные акты не содержат определенного списка документов, которые нужно оформлять для включения представительских расходов в общие издержки, потому организации вправе без помощи других определять порядок их документального дизайна.
Для доказательства представительских расходов рекомендуется иметь последующие документы, обозначенные в таблице ниже.

№п/п

Вид документа

Комменты

1.

Приказ (распоряжение) управляющего организации

В приказе (распоряжении) управляющего организации о проведении представительского мероприятия нужно указать цель планируемого мероприятия и список работников организации, которые будут участвовать в проведении мероприятия.

2.

Смета представительских расходов

Потому что представительские расходы – расходы мотивированные, их предельную величину рекомендуется утверждать сметой на отчетный год. В смете определяется предполагаемая сумма вероятных расходов с вероятной разбивкой по статьям издержек и предельными суммами на отчетный период.

3.

Первичные документы

Минфин Рф в письме от 10.04.2014 №03-03-Р3/16288 указал, что любые первичные документы, свидетельствующие об обоснованности и производственном нраве сделанных представительских расходах, могут служить для их доказательства в целях налогообложения прибыли.

В случае приобретения продуктов (услуг) на представительские цели подотчетным лицом подтверждающими документами будут являться первичные документы, выданные подотчетному лицу (к примеру, кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи продуктов, оказанных услуг, товарные затратные), также авансовый отчет об использовании подотчетных сумм.

4.

Отчет о проведенном представительском мероприятии

В отчете о проведении представительского мероприятия, утвержденном управляющим организации, должно быть отражено:

  • время и место проведения представительского мероприятия;
  • состав участников приглашенной стороны;
  • цели проведения представительского мероприятия;
  • сумма понесенных расходов;
  • ответственные за проведение мероприятия лица со стороны организации;
  • результаты проведенного мероприятия.

5.

Бухгалтерская справка с расчетом предельного норматива представительских расходов для налогового учета

В связи с тем, что представительские расходы нормируются для целей налогового учета и превосходящая норматив сумма не учитывается при определении облагаемой базы по налогу на прибыль целенаправлено приготовить бухгалтерскую справку с расчетом предельного норматива.

Наличие полного списка вышеуказанных документов не является неотклонимым требованием, но их составление поможет избежать вероятных рисков исключения заявленных представительских расходов из базы по налогу на прибыль и претензий со стороны налоговых органов.
В избранное
Подписывайтесь на наш Дзен-канал: zen.yandex.ru/delovoymir.biz
Поделиться
0

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Навигация по записям